Schwerpunkt Termine und Aufgabenmonitoring

Im Unterschied zu Wikis sind Collaboration Suites als kommerzielle Anwendungen oft auf Kernfunktionen spezialisiert. Die Herausforderung besteht oft darin, aus der Fuelle von Features effizient auszuwaehlen und die richtigen Tools fuer die richtigen Schritte einzusetzen. Die Mehrheit der User nutzt oft nur wenige der verfuegbaren Funktionen, diese muessen umso besser definiert sein.

Kernfunktion Vernetzung


Das Management von Terminen und Aufgaben ist eine der weit verbreiteten Kernfunktionen. Fuer Termine stehen in der Regel eigene Kalender zur Verfuegung, Meetings oder Faelligkeitstermine koennen dort eingetragen und – ueber Berechtigungen – spezifischen Zielgruppen zugaenglich gemacht werden. Zusaetzlich koennen Erinnerungen (z.B. ueber Mail) fuer die Betroffenen eingestellt werden.
Aehnliche Funktionen gibt es auch in gaengigen Emailprogrammen, die Vorteile der Terminverwaltung ueber Collaboration Suites sind

  • Termine sind fuer jedermann lesbar, unabhaengig vom Emailclient
  • Termine koennen von Empfaengern nicht irrtuemlich geloescht werden
  • Zu- oder Absagen koennen fuer jeden Teilnehmer sichtbar sein, nicht nur fuer den Absender.

Aehnliches gilt fuer die Verwendung von Collaboration Suites fuer Aufgaben: Auch deren Zuweisung kann ueber viele Email-Programme gemanaged werden, die kollaborative Aufgabenverteilung

  • ermoeglicht einen besseren Ueberblick, wer gerade woran arbeitet
  • ist unabhaengig von der Software der User – nur ein Browser wird benoetigt
  • ermoeglicht eine bessr Zuordnung zu Projekten und Zusammenhaengen.

Die Verwaltung von Terminen und Aufgaben ueber Collaboration-Tools empfiehlt sich also vor allem dann, wenn

  • mehrere Projekte abgewickelt und auseinandergehalten werden muessen
  • nicht alle Beteiligten die gleiche Softwareausstattung haben
  • die Unternehmens- oder Projektkultur offen genug dafuer ist – nicht immer soll ersichtlich sein, wer gerade woran arbeitet bzw. was wann haette abliefern sollen

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