Produktivität: Das Böse im Kalender – Apps als Versuchung


Über Top-Down-Verordnungen, verheissungsvolle Apps, glatte digitale Planungswelten, das eiserne erste Universalgesetz für Onlinemedien und die Notwendigkeit, sich an die Durststrecke des Konkreten im Enterprise 2.0 zu gewöhnen.

Ich bin ja ein leidenschaftlicher User von Produktivitätstools. Wunderkit ist wunderhübsch, Things ist auch sehr stylish, Deadline App ist cool, wenn auch ein bisschen eingeschränkt, Action Method kann umso mehr und kommt auch mit der Aufforderung zu einem ganzen Glaubensbekenntnis daher, kombiniert mit Merchandising und Offline-Tools wie eigenen Action Methode-Notizbüchern, und diverse iPhone-ToDo-Listen leben und sterben in meiner App-Sammlung wie die Fliegen.
Und wenn die Liste unerledigter Tasks in einer App zu lang wird – dann wechsle ich einfach zur nächsten.
Ähnlich verhält es sich mit der wunderbaren Welt der gesynchten Kalender (Autocomplete möchte aus gesyncht übrigens gelyncht machen). Outlook, iCal, Google vereinen sich wunderbar friedlich in meinem iPhone-Kalender, und es ist immer klar, wann wo welche Termine anstehen oder wo noch Zeit ist, um etwas reinzurutschen. Für multiple Persönlichkeiten mit einem Leben in mehreren Paralleluniversen ist das unabdingbar. – Das Problem ist nur: Wer macht das alles? Und wann, wenn der Kalender so herrlich voll gebucht ist, macht man das, was einem die Tasklisten so eindringlich einreden?
Nur 40 Prozent der Zeit verplanen, sagen Produktivitätsgurus, nur 20, sagen andere. Arbeitszeit auch im Kalender eintragen, sagen die dritten. Willst du Gott zum lachen bringen, dann mach Pläne, sagen wieder andere. „Intellektuell schäme ich mich ja für diese Tips“, sagt Anitra Eggler, wenn sie ihr Buch „Email macht dumm, krank und arm“ vorstellt, „Aber es ist einfach notwendig, dass wir zu anderem Verhalten zurückfinden.“ – Ich denke, das kann man so ähnlich auf Kalender und Produktivitätstools umlegen. Das Versprechen klingt so verlockend, dass sich Tools aus dieser Kategorie schliesslich immer wieder auf den vorderen Plätzen der iPad- und iPhone-Downloadcharts wiederfinden, aber habt ihr schon mal darüber nachgedacht, wieviel Zeit unproduktiv mit dem Installieren und Ausprobieren neuer Produktivitätsapps verbracht wird? Das wird nur noch übertroffen von der Situation, einen Haufen Zeitmanagement-Bücher auf dem Schreibtisch liegen zu haben – aber keine Zeit zu haben, sie zu lesen.
Als schmeichelhaft Enterprise 2.0-Experte genannter Digitalist ziehe ich hier noch eine weitere Parallele: „Was halten Sie von Podio/Yammer/National Field/Social Engine/Jabber?“, werde ich oft von Kunden und Kollegen gefragt, deren leuchtende Augen verraten, sie haben das Gefühl, eben die Lösung entdeckt zu haben. Kollaboration in Unternehmen, Social Intranet aus der Dose, florierende Communities, produktive Kommunikation scheint nur einen Klick entfernt. Manche besonders Wagemutigen sagen sogar: „Das werden wir mit Sharepoint lösen.“ Ich habe hier eine unscheinbare, aber gemeine Gegenstrategie entwickelt: „Welches Problem möchten Sie denn damit lösen, wofür soll Podio/Yammer/National Field/Social Engine/Jabber zum Einsatz kommen?“ Darauf bekomme ich dann keine Antwort.
Dahinter steckt das eine eiserne Grundgesetz aller Onlinemedien (und digitalen Tools), an das ich nach langjähriger Erfahrung wirklich glaube: Jede Anwendung ist einfach. So lange, bis sie für einen bestimmten Zweck eingesetzt werden muss.
Die Einbeziehung konkreter Prozesse oder aktueller Projekte ist oft eine Spassbremse – jetzt muss man sich wieder mit den gleichen Themen auseinandersetzen wie immer, aber auch ein Beschleuniger – plötzlich gibt es einen Grund, neue Tools zu verwenden. Die Definition oder auch die Neugestaltung dieser Prozesse sind ein schwieriger Task. Genau hier kann, denke ich, die Top-Down-Unterstützung durch Vorstände, Geschäftsführer oder Bereichsleiter sinnvoll werden. Auch die Mächtigen können nicht offene Organisationen ändern oder mehr Kommunikation bewirken. Top-Down Unterstützung für „Wir kommunizieren jetzt offen und beteiligen uns“ kann nicht funktionieren. Top-Down Unterstützung für die Umwandlung konkreter bestehender Prozesse dagegen sehr wohl. Das sieht nicht jeder gern, nicht zuletzt, weil es deutlich macht, wie begrenzt die eigene Macht ist, wenn Konsequenzen konkret werden müssen und wenn sichtbar wird, wie weit und wie intensiv andere wirklich mitarbeiten. Was soll ich sagen – gewöhnen Sie sich daran. Genau darum geht es im Enterprise 2.0.

Die Versuchungen durch hübsch gestylte und in sich gut funktionierende Tools lassen mich beim Bild des unabhängig und zielorientiert seine Strategie umsetzenden Enterprise 2.0-Architekten immer an den Herrn Anton aus Padua denken. Aber der hätte wahrscheinlich mehr Spass gehabt, wenn er seinen Versuchungen nachgegeben hätte.

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