Schwerpunkt Dokumentensharing


Einmal mehr steht die Abloese von Emails zur Debatte: Gerade umfangreiche Dokumente oder andere grosse Dateien veursachen nicht nur grossen Mailtraffic, sie loesen oft auch Probleme durch ueberfuellte Mailboxen, fehlende Berechtigungen und problematische Archivierungsrichtlinien.
Neben den Empfangsschwierigkeiten verursachen per Mail verteilte Dokumente Unsicherheiten ueber die aktuelle Version, es sind nicht alle Aenderungen aller Beteiligten fuer alle einsehbar und bei der getrennten Bearbeitung sind redundante Korrekturen wahrscheinlich. Diese verursachen nicht nur bei ihrer Entstehung mehrfachen Aufwand, auch ihre Zusammenfassung, Ueberpruefung und Beseitigung verursacht dann redundanten Aufwand.

Sharing: Zugaenglichkeit, Versionierung, Workflows


Die wichtigsten Funktionen der Dokumentenverwaltung in Collaboration Tools sind daher die allgemeine Zugaenglichkeit fuer alle Beteiligten, die Kennzeichnung von Aenderungen (wo sind Aenderungen, welche wurden vorgenommen) und die Zuordnung zu Autoren (wem gehoert ein Dokument, wer darf es loeschen bzw. muss Aenderungen approven, bevor sie uebernommen werden).
Die Koppelung an Workflows ist ebenfalls ein wichtiges Feature in der Kollaboration: Es kann z.B. festgelegt werden, dass Benachrichtigungen versendet werden, sobald eine bestimmte Rolle (z.B. der Projektleiter) ein Dokument abgelegt hat, dass ein bestimmter Personenkreis das Dokument oeffnen muss, dass erst dann der Status 1.0 erreicht werden kann oder dass das Dokument nicht von anderen geloescht werden kann.

Suchfunktionen (auch nach Begriffen in Dokumenten) und Sicherheitsmechanismen, die das gegenseitige Ueberschreiben von Aenderungen verhindern, zaehlen ebenfalls zum Funktionsumfang.

Dokumentenverwaltung ueber Collaboration Tools empfiehlt sich vor allem fuer aenderungsintensive, umfangreiche Dokumente, die in den Originalformaten benoetigt werden und nicht durch Webseiten ersetzt werden koennen.

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